Cet article a pour objet de présenter les bases ainsi que les pièges à éviter pour réaliser le cahier des charges de votre futur si Internet. Il ne s'agit pas, bien sûr, d'un guide exhaustif. La réalisation du cahier des charges est une tâche dévolues normalement aux chefs de projets informatiques expérimentés. Vous trouverez ci-dessous les principales notions nécessaires à la réalisation d'un cahier des charges permettant d'obtenir un devis et surtout de pouvoir le comprendre et le comparer.

Note : Bulle Communication vous assiste toujours gratuitement dans la réalisation de votre cahier des charges préliminaire.

Le plan du site

Il est inutile que vous fournissiez un plan précis du futur site. Son établissement devrait toujours faire partie de la prestation (ce n'est malheureusement pas toujours le cas).
En effet, bien qu'il soit possible à de nombreuses personnes de concevoir un plan de site acceptable, l'expérience du professionnel vous permettra d'éviter certaines erreurs courantes qui pourraient nuire à l'ergonomie du site.

Exemple d'erreurs courantes:

• Organiser le site en se basant sur une nomenclature interne qui ne correspond pas à la vision de vos visiteurs,
• Nombre de branches ou de menus de premier niveau trop élevé pour être assimilé en mémoire instantanée (le visiteur oublie les menus avant d'avoir à les utiliser à nouveau),
• Trop grande profondeur de l'arborescence. (Des pages carrefour superflues augmentent le nombre de clics nécessaire à l'obtention de l'information recherchée)

Le prestataire devra vous apporter ses conseils dans l'organisation du site. (Cela implique qu'il en ait la compétence.)

Soyez simplement suffisamment précise dans le cahier des charges pour que le prestataire puisse estimer approximativement le nombre de pages que va comporter le site et sa complexité.
N'oubliez pas de préciser qu'il s'agit d'une ébauche de plan qui peut évoluer.

Les fonctionnalités:

Décrivez ici tout ce que pourra faire le site en plus d'afficher du texte des images.

Exemples:

• Boutique en ligne
• Gestion multi-lingues
• Formulaires de contact
• Diffusion de vidéo
• Visite virtuelle
• Cartographie
• Galerie photo
• Téléchargement de fichiers
• Bouton imprimer sur les pages
• Moteur de recherche interne au site.
• Newsletter (Les visiteurs laissent leur adresse mail pour être tenu au courant des actualités du site.)
• Planning (Présentation sous forme de planning d'événements à venir avec vue par années, semaine, recherche etc...)
• Plan d'accès Google Map (Permet au visiteur d'obtenir le trajet pour se rendre chez vous en tapant son adresse de départ)
• Co-Marquage Service Public
• Forum de discussion
• Syndication RSS :vous permet d'afficher sur votre site, de manière automatique, des informations issues de site tiers. Fonctionne aussi dans l'autre sens: vous pouvez proposer à d'autres sites de diffuser vos actualités. Le visiteur sera redirigé sur votre site pour lire les articles en intégralité, ce peut-être un moyen efficace d'augmenter sa fréquentation.
• etc.

La technologie

Le prestataire doit utiliser une technologie pérenne, actuelle et suffisamment répandue pour faciliter les évolutions du site ou un éventuel changement de prestataire en cas de problème.

On retrouve en général les notions suivantes:

HTML: Langage de description de page web. Par définition un site en HTML est un site ou vous passez d'une page à l'autre en cliquant sur des liens.
CSS2: S'utilise conjointement à HTML. Permet de définir la présentation des pages et du texte du site dans un seul fichier commun. Avantage: Vous êtes certain que la présentation de votre site est homogène (ex: tous les titres équivalents sont présentés de la même manière, si un jour vous désirez changer)
Flash: Permet de créer des animations interactives à insérer dans un site. Voir de créer un site complet. Avantage: Aucune limite à la créativité. Inconvénients: Ne peut être modifié que par un professionnel compétent. Très mal adapté à l'accessibilité aux handicapés. Se référence très mal par les moteurs de recherche actuels. Version CS3 au minimum.

Langages d'application serveur

C'est un système qui permet de générer des pages HTML au moyen d'un programme. Le site peut ainsi évoluer tout seul ou réagir aux demandes des visiteurs.
PHP 4 et 5: Langage de conception de sites dynamiques (de loin le plus répandu). Version 4 au minimum.
ASP et ASPX: Langage de conception de sites dynamiques proposé par Microsoft.
D'autres langages existent mais sont moins répandus. Certains ont de grandes qualités ou sont spécialisés (Perl, Ruby, Java, etc...) mais moins répandus. Vous aurez plus de difficultés à trouver un autre prestataire compétent en cas de besoin.

Web 2.0: Ce terme ne signifie pas grand-chose. En tout cas rien de technique. On peut traduire par "à la mode". Si un prestataire vous le présente comme une technologie, il s'agit simplement de snobisme.

De manière générale, vous pouvez laisser le choix au prestataire quitte à demander des précisions par la suite.

Le système de gestion de contenu (ou CMS)

C'est un système qui vous permet de modifier votre site sans faire appel au prestataire. Cela à l'avantage de vous permettre un maximum de réactivité et de liberté.
Certains systèmes sont plus simples à utiliser que d'autres. Vous pouvez demander une démonstration ou à défaut des copies d'écran pour vous faire une idée de la facilité d'utilisation du système proposé.

L'accessibilité

Dans le cas des collectivités locales et de l'administration, vous devez assurer l'accès à vos services à tous les publics. ("Administration pour tous")
Pour faire plus simple, voici ci-dessous le paragraphe à insérer dans votre cahier des charges.

En application de l’Article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, le site devra être conforme aux préconisations de la norme WCAG 1.0 niveau AA et une adaptation à R.G.A.A devra être prévue pour la parution de cette nouvelle norme normalement en septembre 2008.

La norme W.C.A.G. est internationale. La norme R.G.A.A. est française mais en cours de finalisation. Elle s'appuiera très largement sur W.C.A.G.. Vous trouverez de nombreuses ressources à ce sujet sur Internet.

Ces normes étant assez contraignantes, on peut soit créer un design qui soit 100% compatible à la norme soit prendre un peu plus de liberté sur le design principal et proposer une version alternative spécialement optimisée pour les visiteurs handicapés et donc strictement conforme à la norme. Si vous optez pour un système de gestion de contenu, le texte ne sera saisi qu'une seule fois et automatiquement adapté par le logiciel suivant le choix du visiteur.

La compatibilité

Vous devez demander des garanties de compatibilité avec l'équipement de la majorité des visiteurs. En règle générale, on établit la configuration minimum pour accéder au site.
Voici ci-dessous un exemple de configuration minimale que vous pouvez reprendre tel quel:

Le site devra être compatible avec les standards actuels.
Affichage minimum: 1024 x 768, 65536 couleurs
Explorateurs:
Ms Internet Explorer 6.x et supérieurs
Safari 3.x et supérieurs
Firefox 2.x et supérieurs
Plugins:
Adobe Flash Player 9.x et supérieurs
(détection de la version et proposition de mise à jour gratuite si nécessaire.)
Connexion:
Haut débit 512 kbps pour profiter pleinement du site.

La conception graphique

C'est une partie importante du travail. Elle nécessite des compétences différentes de la conception du site.
Normalement, ce n'est pas la même personne qui conçoit le design et qui programme le site.
L'équipe de travail doit compter au moins un graphiste et un informaticien et dans certains cas un ergonome (où au moins un conseiller marketing qui va guider la conception en fonction de la cible choisie). On ne peut pas être bon partout.
C'est un des points faibles des petites agences, ou des prestataires indépendant. Ce sont soit de bons graphistes qui ont appris la programmation un peu sur le tas, soit des informaticiens qui se débrouillent en graphisme.
En pratique, cela ne pose aucun problème pour un petit site. Dès lors que celui-ci devient important, l'informaticien sera limité en matière visuelle ou aura du mal à coller au sujet (ce à quoi un graphiste est rompu) et le graphiste ne maîtrisera pas suffisamment les normes récentes et les notions de tolérances de charges (la capacité du site à assumer un grand nombre de requêtes à un certain moment) ou de compatibilité (des bugs pourront apparaître entre les différentes versions d'Internet Explorer par exemple).

Vous devez préciser si vous possédez déjà des éléments. (Charte graphique, logo, journal ou autre document dont on peut s'inspirer)
Vous pouvez aussi fournir les adresses de sites que vous aimez bien et dont vous estimez que le niveau correspond à ce que vous attendez.
Cela permettra au graphiste de se faire une idée plus précise de vos attentes.

Dans le cas où vous désirez un système de gestion de contenu (un site modifiable par vous-même), vous devez préciser si la prestation inclut aussi le contenu des pages et des illustrations.
C'est un piège courant avec les systèmes de gestion de contenu parce qu'on dissocie techniquement le design général du site (graphisme des menus, du titre, du fond des pages etc.) et celui du contenu des pages (Les éléments que l'on place au sein du texte pour l'illustrer).

La conception rédactionnelle

Une agence peut vous proposer, si elle en a la capacité, de réaliser des textes pour le site.
Si vous pensez avoir besoin de cette prestation, demandez la toujours en option car cela peut-être assez cher si le nombre de pages est élevé.

L'évolutivité

Cette notion est importante. Un site doit pouvoir évoluer. Vous devez exiger que le prestataire présente les capacités d'évolution du site.
Il faut que vous puissiez avoir une idée du prix de ces évolutions.
Vous pouvez préciser dans le cahier des charges que vous envisagez d'ajouter des fonctionnalités dans le courant de l'année suivante et demander une proposition tarifaire optionnelle.
Ex: Un forum de discussion et un module pour permettre aux administrés de calculer le montant d'une subvention en fonction d'un questionnaire.
La première doit être une fonctionnalité courante la seconde quelque chose qui vous soit très spécifique. Il y a de grandes chances pour que le prestataire dispose déjà de la première mais pas de la seconde.
Vous pourrez ainsi avoir une meilleure idée de sa politique tarifaire.

Pensez aussi à demander l'impact d'une évolution sur le fonctionnement du site durant les travaux. Certains systèmes permettent l'ajout de fonctionnalité sans fermeture du site d'autre nécessiteront un arrêt plus ou moins long qui peut-être très gênant.

La mise à jour

Vous devez clairement définir dans le cahier des charges la façon dont sont envisagées les mises à jour du contenu du site.
Si vous n'optez pas pour un système de gestion de contenu, vous devez préciser la fréquence et le volume des mises à jours que vous envisagez et demander la proposition tarifaire correspondante.

Si vous optez pour un système de gestion de contenu, précisez si vous attendez une prestation complémentaire du prestataire. (ex: réalisation d'illustrations pour les nouveaux articles)

L'assistance utilisateur

Le prestataire doit vous proposer une prestation d'assistance technique à l'utilisation du site. (surtout si vous avez opté pour un système de gestion de contenu)
Préférez un forfait annuel "tout compris" plutôt qu'une facturation à l'acte. Cela vous donnera plus de liberté et évitera les mauvaises surprises.

La maintenance

Précisez dans le cahier des charges que le prestataire doit veiller au bon fonctionnement du site.
Exigez qu'il s'engage sur le délai d'intervention en cas de problème.
Si vous optez pour un système de gestion de contenu, précisez que la maintenance inclut les anomalies dues à une erreur de manipulation d'un utilisateur. Là aussi, vous éviterez les surprises à la facturation.

La cession de droits

Demandez à ce que les droits d'auteur (exploitation, réutilisation, modification) et le code source vous soient cédés une fois le contrat rempli.
Cela vous assurera de pouvoir transmettre le site à un autre prestataire et de pouvoir en réutiliser le code et le contenu.

Le nom de domaine

Il s'agit du nom de votre site. Par exemple: ccpf.fr.
Pour pouvoir l'utiliser, il faut que celui-ci soit disponible. Si c'est le cas, vous pouvez le réserver pour une durée fixe renouvelable. (1 an)
Tant que vous le renouvellerez, vous resterez propriétaire de ce nom de domaine.

Vous devez exiger que le domaine soit enregistré à votre nom.
Vous pouvez demander que le prestataire se charge des démarches en votre nom.

Note: Si vous possédez le domaine monsite.fr, vous possédez tout ce qui se termine par . monsite.fr. Vous pouvez ainsi utiliser www. monsite.fr pour votre site internet public, intranet. monsite.fr si vous avez un intranet.
Vous pouvez aussi utiliser des adresses e-mail du type <ce que vous voulez>@ monsite.fr .

L'hébergement

C'est l'ordinateur qui répond aux visiteurs qui se rendent sur votre site. Il doit être disponible 24h/24 7j/7 et doit être dimensionné en fonction du nombre de visiteurs que vous attendez et de la complexité de leurs requêtes.
On inclut normalement dans l'hébergement des services annexes comme la gestion des adresses e-mails. (celle se terminant par votre nom de domaine)
Demandez un descriptif des installations d'hébergement et un engagement de disponibilité de celles-ci.
Un prestataire sérieux conserve les serveurs en salle blanche climatisée et garanti l'alimentation électrique et l'accès au réseau par plusieurs connexions redondantes.
Là aussi vous devez demander le délai d'intervention en cas de problème sur le serveur. (panne mécanique, plantage etc...)
Exemple: dans notre cas, la présence d'un technicien sur les lieux est assurée 24h/24 et 7j/7 et le délai d'intervention est de 4h en cas de problème technique sur le serveur.

Les sauvegardes

Ce point est capital. (Bien qu'on espère qu'il ne serve jamais à rien) Votre prestataire doit effectuer des sauvegardes régulières. Ainsi quel que soit le problème on est toujours assuré de pouvoir rétablir le site dans l'état où il se trouvait lors de la dernière sauvegarde. En règle générale, on effectue plusieurs sauvegardes. (Exemple: Pour nous: J-1, J-2, J-3 et le dernier dimanche, on peut ainsi rétablir le site tel qu'il se trouvait la veille, l'avant veille, 3 jours plus tôt ou la semaine précédente)

Le référencement et les statistiques de fréquentation

Cet outil est indispensable pour vérifier le succès de votre site et la pertinence de ses contenus.
Il doit pouvoir au minimum vous fournir la courbe de fréquentation par jour depuis l'ouverture du site pour le site et par page.
Ceci est un strict minimum.
Certaines valeurs sont aussi très utiles comme le taux de rebond ou la durée moyenne de visite.